¿Ya verificaste si tu administrador está en la lista oficial de Bogotá? Así funciona el Registro Único de Administradores
Desde el año 2024, Bogotá cuenta con una herramienta oficial que marca un antes y un después en la transparencia del sector: el Registro Único de Administradores de Propiedad Horizontal. Este instrumento, liderado por la Secretaría Distrital de Gobierno, permite validar si una persona hace parte de la lista de administradores de Propiedad Horizontal en Bogotá, verificar la información que ha suministrado y hacer seguimiento a su condición como representante legal en conjuntos y edificios residenciales de la ciudad. Su consulta está disponible para cualquier ciudadano a través del enlace oficial:
https://tramite.gobiernobogota.gov.co/registro-unico-administradores/
Este Registro surge como respuesta a una necesidad histórica: la falta de control sobre quiénes ejercen funciones de administración en Propiedad Horizontal. Durante años, miles de copropiedades quedaron en manos de personas sin formación, sin experiencia o incluso con antecedentes disciplinarios. En algunos casos, los errores administrativos han derivado en desfalcos, conflictos internos, demandas, pérdidas patrimoniales y caos organizacional. Frente a esto, el Concejo de Bogotá aprobó el Acuerdo 927 de 2024, que establece de manera expresa la creación de esta plataforma de control, delegando su implementación a la Secretaría Distrital de Gobierno.
El artículo 182 de dicho Acuerdo establece:
“Créese la plataforma digital de registro único de administradores de propiedad horizontal, de carácter distrital y de acceso público, a cargo de la Secretaría Distrital de Gobierno, en la cual, y acorde a las competencias establecidas en el artículo 50 del Decreto 854 de 2001, se unificará la inscripción y expedición de las certificaciones de existencia y representación legal de las personas jurídicas reguladas por la Ley 675 de 2001.
Parágrafo 1. Las personas jurídicas que ejerzan la representación legal de las personas jurídicas reguladas por la Ley 675 y que sean registradas en la plataforma, deberán registrar el número de identificación tributaria, el nombre e identificación del representante legal, y demás información relevante que no vaya en contravía de lo estipulado en la Ley 1755 de 2015.
Parágrafo 2. Las personas naturales que ejerzan la representación legal de las personas naturales reguladas por la Ley 675 y que sean registradas en la plataforma, deberán registrar el nombre de la persona, número de identificación y demás información relevante que no vaya en contravía de lo estipulado en la Ley 1755 de 2015.”
Este avance representa un acto de voluntad institucional que reconoce la complejidad del rol del administrador y la necesidad de proteger a las comunidades. El Registro no exige hoja de vida ni certificados. Lo que establece es un mecanismo mínimo de trazabilidad pública en el que los administradores deben suministrar información básica como nombre, identificación y demás datos que permitan verificar que están ejerciendo conforme a lo establecido por la ley. No se trata de un proceso de habilitación profesional, pero sí de una plataforma de consulta y control ciudadano.
Para los residentes y los consejos de administración, este Registro es una herramienta clave al momento de seleccionar o reelegir administrador. Ya no basta con confiar en una recomendación informal o en la apariencia. Es posible y necesario verificar si la persona está registrada, revisar si ha actualizado su información y confirmar su estatus legal. La transparencia es la base de la confianza, y esta lista pública permite ejercer un control ciudadano que antes no existía.
Pero también es una oportunidad para los administradores comprometidos y profesionales. Estar inscritos, visibles y en regla ante la entidad distrital envía un mensaje de seriedad y apertura al escrutinio público. Es una forma de diferenciarse frente al ejercicio informal, de destacar la responsabilidad y de generar confianza en quienes van a depositar la administración de su copropiedad. Para quienes ejercen con ética, figurar en la lista de administradores de Propiedad Horizontal en Bogotá no es un obstáculo, sino un respaldo institucional.
Desde la perspectiva legal, este Registro se integra con los deberes establecidos por la Ley 675 de 2001. Aunque esta norma nacional no exige licencias para ejercer, sí establece responsabilidades claras, y cada vez más propietarios exigen que el administrador esté formalmente registrado en su ciudad. No hacerlo puede considerarse una omisión frente al deber de diligencia mínima, especialmente en Bogotá donde ya existe esta herramienta de verificación oficial.
Es importante aclarar que el Registro no reemplaza los procesos internos de las copropiedades. El Consejo de Administración sigue siendo responsable de revisar hojas de vida, verificar antecedentes, evaluar propuestas económicas y garantizar que el administrador cumpla con el perfil definido en el Reglamento de Propiedad Horizontal. El Registro es un complemento de control, no una delegación de la responsabilidad.
La lista oficial de administradores de Propiedad Horizontal en Bogotá es un avance institucional que fortalece la gobernanza, promueve la transparencia y protege a las comunidades. Validar esta información antes de contratar o reelegir un administrador ya no es opcional: es parte de una gestión responsable. Porque no cualquiera puede ni debe manejar los recursos, la convivencia y la operación de una copropiedad. Y porque ahora, por fin, Bogotá tiene una herramienta para ejercer control y dignificar esta labor.
Fuente Imagen: Tomada del portal https://tramite.gobiernobogota.gov.co/registro-unico-administradores/
¿Quién responde si un residente o visitante se cae en zonas comunes?
Las caídas o accidentes en zonas comunes son más frecuentes de lo que muchos piensan. Un resbalón en las escaleras, una baldosa suelta, una tapa de alcantarilla mal ajustada o un piso mojado sin señalización pueden derivar en lesiones, incapacidades e incluso demandas judiciales. Y aunque todos estamos expuestos a estos riesgos, en el contexto de la Propiedad Horizontal la pregunta clave es: ¿quién responde legalmente cuando un residente o visitante sufre un accidente en un área común? La respuesta no es tan simple como parece, pero sí debe dejarse clara para proteger a la comunidad, a la administración y al afectado.
En primer lugar, es importante entender que las zonas comunes son responsabilidad de la copropiedad, entendida como el conjunto de propietarios representados a través del administrador y del Consejo de Administración. Estas zonas deben mantenerse en condiciones de seguridad, limpieza, accesibilidad y uso adecuado. Esto implica no solo conservarlas en buen estado, sino también identificar riesgos, señalizarlos y tomar acciones preventivas para evitar accidentes. No hacerlo puede configurar una omisión administrativa.
Cuando ocurre un accidente en una zona común, la copropiedad puede ser considerada responsable civilmente si se demuestra que hubo negligencia, falta de mantenimiento, ausencia de señalización o una condición riesgosa conocida pero no atendida. Por ejemplo, si la administración sabía que una baranda estaba suelta y no la arregló, o si una escalera estaba mal iluminada desde hace semanas y nadie hizo nada, el afectado podría iniciar un proceso de responsabilidad civil para reclamar los daños.
La ley colombiana permite que cualquier persona que sufra un perjuicio por acción u omisión de otro, pueda exigir reparación. Esto aplica también en Propiedad Horizontal. El afectado puede iniciar un proceso judicial, demostrar el daño sufrido, la relación causal con el estado de la zona común y exigir indemnización. Dependiendo del caso, esta puede incluir gastos médicos, pérdida de ingresos, daños morales o incapacidades permanentes. Estos procesos pueden durar años, pero en algunos casos los jueces han fallado a favor de los residentes, obligando a las copropiedades a pagar sumas significativas.
Para reducir este riesgo, muchas copropiedades contratan pólizas de responsabilidad civil extracontractual, que cubren este tipo de eventos. Sin embargo, no todas las pólizas cubren todos los escenarios, y algunas exigen que se demuestre que la administración actuó diligentemente. Si la aseguradora determina que hubo negligencia evidente, puede negarse a pagar, dejando a la copropiedad expuesta. Por eso, no basta con tener una póliza: hay que respaldarla con una gestión preventiva y documentación constante.
Aquí es donde entra en juego el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Aunque muchas copropiedades creen que este sistema solo aplica al personal contratado, en realidad el SG-SST implica una gestión integral de los riesgos que afectan no solo a trabajadores, sino también a residentes, visitantes, contratistas y proveedores. Cuando una copropiedad cuenta con un SG-SST implementado de manera correcta, debe identificar los peligros presentes en zonas comunes, evaluarlos y establecer medidas de control. La no implementación o el incumplimiento del sistema puede ser interpretado como negligencia organizacional y acarrear sanciones administrativas por parte del Ministerio de Trabajo.
Además, si el accidente ocurre en el marco de un contrato de obra o servicio, y la copropiedad no ha exigido el cumplimiento de protocolos de seguridad laboral, puede ser considerada solidariamente responsable frente a las autoridades. El SG-SST debe contemplar rutas seguras, señalización adecuada, mantenimiento programado, programas de inspección y acciones correctivas. No es solo un trámite documental: es un sistema vivo que puede marcar la diferencia entre una gestión responsable y una gestión riesgosa.
También se deben revisar los reglamentos internos. Si actualmente se permite esta práctica, lo correcto es modificarla, hacer una campaña pedagógica y advertir a los residentes que la portería no es un centro de recepción. En caso de persistir, la administración debe advertir por escrito que los vigilantes no están autorizados para recibir paquetes y que en caso de hacerlo será bajo riesgo y cuenta exclusiva del residente. De esta forma, se protege la operación y se evita que una costumbre mal interpretada termine en demandas o conflictos innecesarios.
Ahora bien, no todos los casos implican responsabilidad automática de la copropiedad. Si la persona se accidenta por descuido propio, bajo efectos del alcohol, fuera del horario permitido o en una actividad riesgosa no autorizada, puede no haber lugar a indemnización. Pero esta defensa solo es posible si la copropiedad tiene cómo demostrar que actuó correctamente y que el hecho fue imputable a la conducta del afectado. En ese sentido, la documentación, los avisos y las reglas internas juegan un papel central.
La administración tiene la responsabilidad de actuar como garante de la seguridad en las zonas comunes. Esto no implica eliminar todos los riesgos —lo cual es imposible—, pero sí gestionar los riesgos conocidos, actuar con diligencia y tomar medidas razonables para evitarlos. El Consejo de Administración también debe respaldar esta tarea, autorizando mejoras, aprobando mantenimientos y apoyando la implementación de normas claras para residentes y visitantes.
Si un residente o visitante se cae en zonas comunes, la copropiedad puede ser legalmente responsable si no ha cumplido con su deber de previsión, mantenimiento o con su SG-SST. No es un tema menor. Una caída puede convertirse en una demanda millonaria o en una sanción laboral si no se cuenta con protocolos, seguros y una gestión preventiva documentada. Prevenir no es opcional: es una obligación legal, ética y comunitaria.
¿Tienes claro cómo actuar si ocurre un accidente en tu edificio? Comparte este artículo con tu comunidad y fortalece una cultura de responsabilidad y prevención en la Propiedad Horizontal. Sharon Pardo Sarmiento. Ganadora de los Premios Diamante a la Mejor Administradora de Propiedad Horizontal en Colombia. Experta en gestión comunitaria, normas PH y convivencia ciudadana.
¿Mantenimiento o solución? La diferencia que puede salvar tu copropiedad
En la gestión de una copropiedad, uno de los errores más comunes es confundir el mantenimiento con la solución de un problema. Aunque ambos conceptos parecen similares y suelen usarse indistintamente, representan acciones distintas, con impactos diferentes y consecuencias administrativas y legales si no se gestionan adecuadamente. Saber diferenciarlos es clave para garantizar la operatividad del edificio, evitar gastos innecesarios y proteger a la comunidad.
El mantenimiento es una acción preventiva o correctiva que se realiza de forma periódica o programada para conservar en buen estado un bien o infraestructura. Su objetivo es evitar el deterioro, prolongar la vida útil de los activos y prevenir fallos. Por ejemplo, hacer el mantenimiento al ascensor cada mes, limpiar las rejillas pluviales antes de la temporada de lluvias, revisar la presión de las bombas o ajustar los sistemas eléctricos de áreas comunes. Este tipo de acciones no dependen de que haya un problema, sino que buscan evitar que surjan.
En cambio, solucionar un problema implica atender una falla ya ocurrida. Es una acción reactiva, generalmente no programada, que requiere diagnóstico, priorización y ejecución inmediata. Por ejemplo, reparar una bomba de agua que colapsó, cambiar un tablero eléctrico que se quemó o reemplazar un tubo de gas que presenta fuga. Aquí ya no hay margen para prevenir: se trata de corregir un daño con urgencia, muchas veces bajo presión y con mayores costos.
Cuando en una copropiedad se hace mantenimiento de forma periódica, planificada y con criterio técnico, se reduce significativamente la necesidad de ejecutar soluciones costosas, improvisadas o urgentes. Pero cuando se omite el mantenimiento o se posterga, tarde o temprano aparecen los problemas, y entonces los gastos se multiplican, los tiempos se alargan y la comunidad se ve afectada. Un tanque que no se limpia puede contaminar el agua. Un tejado que no se revisa puede colapsar. Una bomba que no se calibra puede dañarse de forma irreversible.
Desde el punto de vista legal y administrativo, esta diferencia también tiene peso. El administrador tiene la responsabilidad de garantizar la funcionalidad de las instalaciones, y la Ley 675 lo faculta para ejecutar mantenimientos preventivos sin necesidad de autorización previa, siempre que estén dentro del presupuesto. Pero cuando no se realizan y ocurre una falla grave, pueden derivarse responsabilidades por omisión, negligencia o mala gestión. No actuar a tiempo puede incluso comprometer pólizas, cobertura de seguros o procesos judiciales en caso de daño a terceros.
Además, es común que algunos consejos de administración malinterpreten su rol y limiten la gestión del mantenimiento con argumentos de ahorro o “esperar que se dañe”. Esta visión es peligrosa. Ahorrar en mantenimiento es perder en valor patrimonial. Una administración moderna entiende que prevenir no es un gasto, es una inversión. Y que no todo problema se soluciona con pañitos de agua tibia. Un cable quemado no se “parcha”, se reemplaza. Un ascensor con fallas crónicas no se maquilla, se revisa integralmente. La responsabilidad no es solo con el funcionamiento, sino con la vida y seguridad de las personas.
Otro punto clave es que muchas veces se hacen mantenimientos que solo son cosméticos o superficiales, sin atacar el origen del problema. Pintar una pared con humedad no soluciona la filtración. Tapar una fuga sin revisar el sistema no elimina el riesgo. En estos casos, la administración no solo incurre en gastos ineficientes, sino que engaña a la comunidad al dar la sensación de que “ya se hizo algo”, cuando en realidad el problema sigue ahí, avanzando por debajo.
Por eso, todo administrador y todo consejo debe diferenciar claramente cuándo se está haciendo mantenimiento y cuándo se está realmente solucionando. Un buen diagnóstico, la asesoría técnica adecuada y la documentación de cada acción en informes y actas ayudan a tomar mejores decisiones. También es recomendable tener un cronograma anual de mantenimiento, un fondo de emergencias y una política de revisión post-intervención para verificar que los problemas se hayan resuelto de forma definitiva.
Hacer mantenimiento no es lo mismo que solucionar un problema. Confundirlos puede salir muy caro. La diferencia entre prevenir y remediar está en la planeación, el seguimiento y la voluntad de hacer las cosas bien. Porque en Propiedad Horizontal, lo que no se atiende a tiempo, se paga con intereses. Y lo que parece un ahorro hoy, puede ser un desastre mañana.
¿Quieres que tu comunidad entienda esta diferencia y apoye una gestión preventiva? Comparte este artículo y fortalece la cultura de cuidado, inversión responsable y acción oportuna. Sharon Pardo Sarmiento. Ganadora de los Premios Diamante a la Mejor Administradora de Propiedad Horizontal en Colombia. Experta en gestión comunitaria, normas PH y convivencia ciudadana.
¿Dónde termina el rol del Consejo y comienza el del Administrador en propiedad horizontal?
En propiedad horizontal, la convivencia no solo ocurre entre vecinos, sino también entre los órganos que gobiernan la copropiedad: la Asamblea, el Consejo de Administración y el Administrador. En ese entramado, el Consejo y el Administrador son quienes sostienen el día a día. Pero cuando sus funciones no están claramente delimitadas o se confunden, se generan tensiones, conflictos y una gestión ineficaz que termina perjudicando a toda la comunidad.
La Ley 675 de 2001 establece de forma explícita las funciones del Consejo de Administración y las del Administrador, y aunque ambas figuras deben colaborar estrechamente, no están en un mismo plano operativo ni jerárquico. El Administrador es el representante legal de la copropiedad y tiene a su cargo la ejecución diaria, contractual, operativa y contable de todas las decisiones de la Asamblea y del Consejo. El Consejo, por su parte, es un órgano de vigilancia, asesoría y decisión en determinados asuntos, pero no puede intervenir en la ejecución directa ni sustituir las funciones del Administrador.
Uno de los errores más frecuentes en muchas copropiedades es suponer que el Consejo puede intervenir en cualquier asunto operativo. Desde exigir informes diarios, solicitar aprobaciones para compras mínimas, autorizar ingresos de personal, hasta dar órdenes directas a los trabajadores, vigilantes o proveedores. Este tipo de injerencias no solo generan retrasos e improvisación, sino que exponen al Consejo a asumir responsabilidades que no le corresponden legalmente. A la vez, anulan la autoridad del Administrador, quien, al verse limitado en sus decisiones, termina siendo una figura decorativa o simplemente un tramitador.
Es importante dejar claro que el Consejo no es un coadministrador operativo. Su función principal es orientar, vigilar, revisar informes, aprobar decisiones relevantes y representar la voluntad de la Asamblea cuando esta no está reunida. Pero no puede actuar como gerente ni como jefe del Administrador. De hecho, la ley no le otorga capacidad para dar órdenes individuales ni intervenir directamente en la contratación, supervisión de personal, negociación con proveedores o firma de documentos. Todo eso recae exclusivamente en el representante legal: el Administrador.
Por su parte, el Administrador tampoco puede excluir al Consejo ni actuar como si no tuviera que rendir cuentas. Aunque tenga autonomía para ejecutar, debe mantener al Consejo informado, presentar informes de gestión, solicitar aval en decisiones clave (como inversiones, contrataciones especiales o temas disciplinarios), y actuar en coherencia con las decisiones del órgano colegiado. Ignorar al Consejo, actuar de forma unilateral o negarse a responder solicitudes razonables también es una forma de romper la coadministración y propiciar desconfianza.
Las consecuencias de ignorar estos límites son evidentes. Cuando el Consejo impone su voluntad operativa, se generan disputas, contradicciones entre miembros, decisiones sin respaldo, y trabajadores confundidos que no saben a quién obedecer. Cuando el Administrador se desentiende del Consejo, la copropiedad pierde control, supervisión y legitimidad. En ambos casos, quien paga los platos rotos es la comunidad: servicios ineficientes, procesos lentos, decisiones inseguras y conflictos internos innecesarios.
Por eso es fundamental establecer desde el inicio las reglas del juego. Un buen Reglamento Interno debería contener un protocolo de actuación entre el Consejo y el Administrador. También es recomendable que en la primera reunión del año entre ambos órganos se deje clara la forma en que se tomarán decisiones, qué se debe consultar, qué no, cómo se presentarán informes, y qué tiempos manejarán. La comunicación debe ser institucional, no personal. Las instrucciones deben ir por canales formales, no por mensajes de WhatsApp aislados. Y todo debe quedar documentado en actas, correos y registros que permitan trazabilidad.
Respetar los límites no implica debilitar la relación, todo lo contrario: la fortalece. Cuando cada uno cumple su rol con claridad, la confianza fluye, las decisiones son más sólidas, el trabajo es más fluido y los errores son menos frecuentes. La coadministración funciona cuando el Administrador administra y el Consejo orienta, vigila y respalda, no cuando uno invade el terreno del otro.
La propiedad horizontal necesita líderes, no jefes improvisados. Administradores con criterio, pero también Consejos con visión colectiva. Saber hasta dónde llegar y cuándo hacerse a un lado es, quizás, uno de los mayores signos de madurez en la gestión de una copropiedad. Por eso este artículo no es solo un llamado a respetar funciones, sino una invitación a trabajar en equipo desde el marco legal, la comunicación clara y la responsabilidad compartida.
¿Te gustaría que tu copropiedad funcione con más fluidez, menos conflictos y decisiones más responsables? Comparte este artículo con tu Consejo o tu Administrador y empieza a construir una coadministración efectiva, respetuosa y profesional. Sharon Pardo Sarmiento. Ganadora de los Premios Diamante a la Mejor Administradora de Propiedad Horizontal en Colombia. Experta en gestión comunitaria, normas PH y convivencia ciudadana.
¿El vigilante tiene que recibir paquetes personales o domicilios en la portería?
En muchas copropiedades, especialmente en conjuntos residenciales, se ha normalizado que los vigilantes reciban encargos, domicilios y paquetes personales de los residentes. Aunque esto parece una cortesía funcional que facilita la vida de todos, la realidad es que esta práctica está al margen de la ley, genera múltiples riesgos y pone en una posición vulnerable tanto a los vigilantes como a la copropiedad. Es momento de aclarar si este tipo de solicitudes hacen parte o no del servicio de seguridad, y qué consecuencias trae permitirlas de manera habitual.
De acuerdo con la Ley 1920 de 2018 (Ley del Vigilante) y los lineamientos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, los servicios que prestan las empresas de vigilancia autorizadas están estrictamente enmarcados en funciones de control, prevención y reacción frente a riesgos de seguridad. Los vigilantes tienen como función principal proteger la vida, integridad y bienes de la comunidad, no ejercer labores de mensajería, recepción o asistencia personalizada. De hecho, cualquier actividad que desvíe al vigilante de su puesto, interfiera con su capacidad de atención o le haga asumir responsabilidad sobre objetos ajenos, puede interpretarse como un incumplimiento de sus funciones.
Cuando un residente solicita al vigilante que reciba un paquete a su nombre, lo obliga a asumir un riesgo jurídico innecesario. Si el paquete se pierde, se daña, no es entregado, contiene contenido ilegal o genera una reclamación, la responsabilidad puede recaer en el vigilante, en la empresa de vigilancia e incluso en la administración. Esto representa una exposición innecesaria a conflictos, que además no está cubierta por la póliza de responsabilidad civil de las empresas de seguridad. La portería no es una oficina de recepción de paquetes, y ningún residente puede exigir ese tipo de servicios como si fueran parte del contrato de vigilancia.
Además, esta práctica interrumpe las funciones del vigilante. Al recibir un paquete, firmar una planilla, llamar al residente o guardarlo, el vigilante pierde de vista su entorno inmediato, compromete su capacidad de reacción ante una emergencia y descuida el monitoreo de cámaras, el control de accesos o la vigilancia perimetral. En algunos casos, mientras se atiende un domicilio, puede estar ingresando un extraño al edificio. Las distracciones son una de las principales causas de fallas en los protocolos de seguridad, y muchas veces están asociadas a estas solicitudes no autorizadas.
Tampoco se puede justificar esta conducta por “acuerdo verbal” entre residentes y vigilantes. Aunque pueda parecer que hay confianza o que “siempre lo han hecho”, lo cierto es que, si ocurre un incidente, no hay respaldo legal ni reglamentario que proteja a la copropiedad. Por eso, las empresas de vigilancia suelen prohibir expresamente en sus contratos este tipo de actuaciones, y es común que en sus manuales internos se indique que no pueden recibir objetos personales, dinero, llaves ni elementos de terceros. Si la copropiedad promueve lo contrario, está incumpliendo el contrato de seguridad.
Para quienes consideran que es una molestia no contar con este servicio, existen alternativas. La primera es la instalación de un casillero inteligente o zona de lockers, en donde las empresas de domicilios o envíos puedan dejar los paquetes con autorización previa y sin intervención del vigilante. Otra opción es promover que los residentes coordinen entregas cuando estén en casa o con personas autorizadas en el sistema de acceso. Lo importante es que quede claro que la responsabilidad sobre los paquetes es individual y no puede trasladarse a quien cumple una función de vigilancia.
También se deben revisar los reglamentos internos. Si actualmente se permite esta práctica, lo correcto es modificarla, hacer una campaña pedagógica y advertir a los residentes que la portería no es un centro de recepción. En caso de persistir, la administración debe advertir por escrito que los vigilantes no están autorizados para recibir paquetes y que en caso de hacerlo será bajo riesgo y cuenta exclusiva del residente. De esta forma, se protege la operación y se evita que una costumbre mal interpretada termine en demandas o conflictos innecesarios.
El respeto al rol del vigilante es también una expresión de respeto a la seguridad colectiva. No se trata de negar un favor, sino de preservar la integridad del servicio, cumplir con la ley y proteger a todos. Lo que parece una ayuda termina siendo una fuente de riesgo si no se regula adecuadamente. Por eso, la mejor práctica es clara: el vigilante no debe recibir paquetes personales, domicilios, encargos ni pertenencias. Su función es velar por la seguridad, y esa debe ser siempre su prioridad.
¿En tu copropiedad se acostumbra a dejar paquetes en la portería? Este artículo puede ayudarte a iniciar una revisión de esa práctica y a fortalecer una cultura de seguridad legal, responsable y moderna. Sharon Pardo Sarmiento. Ganadora de los Premios Diamante a la Mejor Administradora de Propiedad Horizontal en Colombia. Experta en gestión comunitaria, normas PH y convivencia ciudadana.
¿Qué es la coadministración en propiedad horizontal y cuáles son sus límites legales?
En propiedad horizontal, se habla con frecuencia del concepto de “coadministración” para describir la relación entre el administrador y el Consejo de Administración. Aunque no es un término expresamente definido por la Ley 675 de 2001, se ha convertido en una práctica común que define cómo se toman las decisiones clave y cómo se ejerce la vigilancia, la coordinación y la gestión compartida de los asuntos comunes. Sin embargo, una mala interpretación de esta figura puede llevar a situaciones de conflicto, abuso de poder o parálisis administrativa. Comprender qué es y qué no es la coadministración resulta esencial para garantizar una gestión armónica, legal y eficaz de la copropiedad.
La coadministración no significa que el Consejo y el administrador tengan las mismas funciones, ni que todo deba decidirse de forma conjunta. La ley establece con claridad que el administrador es el representante legal de la copropiedad y tiene autonomía para ejecutar decisiones, gestionar recursos, contratar, atender emergencias y velar por la operación del edificio o conjunto. Por su parte, el Consejo es un órgano de vigilancia y apoyo que asesora, hace seguimiento y toma decisiones específicas en representación de la Asamblea, pero sin reemplazarla ni sustituir al administrador.
Desde esta perspectiva, la coadministración debe entenderse como una colaboración funcional basada en el respeto de roles y en la confianza institucional. El Consejo no puede invadir las funciones del administrador ni darle órdenes operativas. Tampoco debe asumir decisiones unilaterales sin consultar ni validar procesos. De igual forma, el administrador debe mantener informado al Consejo, facilitar el acceso a la información y acatar los lineamientos que este le dé en el marco de sus competencias. Cuando estas fronteras se respetan, la gestión es fluida. Cuando se cruzan, aparece el conflicto.
Uno de los errores más frecuentes es confundir el acompañamiento del Consejo con una especie de gerencia paralela. Algunos consejos intentan asumir decisiones del día a día, aprobar cada gasto menor, intervenir en contrataciones operativas o incluso modificar instrucciones del administrador frente a empleados o residentes. Esta práctica genera caos, falta de claridad y desgaste en la gestión. Además, puede tener consecuencias legales, ya que los miembros del Consejo no tienen representación legal ni responsabilidad operativa directa, por lo cual no deberían asumir tareas que comprometen la ejecución diaria.
También es común encontrar administradores que, por miedo o comodidad, delegan toda la gestión en el Consejo. Esto resulta igualmente perjudicial. Un administrador que no toma decisiones, que consulta cada paso o que deja que todo lo defina el Consejo, pierde autoridad, pone en riesgo su responsabilidad legal y debilita la operación. En estos casos, la figura de coadministración termina siendo una excusa para la omisión. La responsabilidad del administrador no puede diluirse en un comité.
La clave está en establecer una relación de trabajo colaborativo, con reglas claras, canales de comunicación definidos y actas de respaldo. Por ejemplo, el Consejo puede definir políticas generales, pero no manejar la caja menor. Puede hacer seguimiento al presupuesto, pero no autorizar compras de rutina. Puede revisar contratos estratégicos, pero no intervenir en la contratación del personal de aseo. Del mismo modo, el administrador debe presentar informes periódicos, anticipar situaciones críticas, solicitar conceptos cuando sea necesario y respetar los acuerdos adoptados en las reuniones conjuntas.
Una buena práctica es formalizar un protocolo de coadministración, donde se definan los temas que deben pasar por aprobación del Consejo, los tipos de información que deben compartirse, los tiempos de respuesta y los canales de consulta. Esto evita malentendidos, mejora la trazabilidad de las decisiones y permite una gestión profesional. Además, fortalece la confianza entre las partes y da tranquilidad a la comunidad, que ve un trabajo coordinado en lugar de choques o contradicciones.
También es fundamental evitar personalismos. La coadministración no puede basarse en afinidades o antipatías personales. No se trata de que el Consejo “controle” al administrador ni de que este “se libre” del Consejo. Se trata de roles complementarios que deben funcionar institucionalmente. Las decisiones deben quedar registradas en actas, con fundamentos técnicos y jurídicos, y siempre orientadas al beneficio común.
En contextos complejos como obras, litigios, cambios de proveedor o situaciones de emergencia, la coadministración se pone a prueba. Allí es donde se necesita liderazgo compartido, respeto por los procedimientos y claridad en toma de decisiones. Si el Consejo se extralimita o el administrador se niega a escuchar, la copropiedad sufre. Pero si ambos actúan en conjunto, cada uno desde su rol, el resultado es una gestión más eficiente, transparente y sostenible.
La coadministración es una figura práctica y necesaria, pero solo funciona cuando se entiende como una alianza basada en la legalidad, el respeto mutuo y la voluntad de servicio. No es jerarquía ni subordinación, ni competencia entre poderes. Es una manera de sumar esfuerzos desde funciones distintas para lograr una copropiedad bien administrada.
¿Quieres fortalecer la coadministración en tu copropiedad? Comparte este artículo con tu Consejo, tu comunidad y únete a quienes buscamos transformar la gestión desde el conocimiento, el respeto y la legalidad. Sharon Pardo Sarmiento. Ganadora de los Premios Diamante a la Mejor Administradora de Propiedad Horizontal en Colombia. Experta en gestión comunitaria, normas PH y convivencia ciudadana.