Ejecutar el presupuesto en propiedad horizontal: cuando los números no cuadran
En más de una ocasión, una asamblea en Bogotá ha enfrentado una situación incómoda: al revisar los informes financieros, la ejecución del presupuesto muestra desvíos significativos. Los gastos en mantenimiento aparecen sobredimensionados, mientras que partidas cruciales, como reparaciones estructurales o reservas para imprevistos, quedan sin atender. Esta realidad no es excepcional; ocurre con frecuencia y genera tensión entre los propietarios y la administración. Esto no es un tema menor, ya que una mala ejecución del presupuesto puede comprometer la operación misma de la copropiedad.
¿Por qué se presentan estos problemas en la operación cotidiana?
Principalmente, la causa radica en la falta de un control riguroso y en la ausencia de una gestión proactiva que identifique desviaciones a tiempo. A menudo, la administración carece de mecanismos claros para supervisar cada rubro presupuestal, y la contratación directa sin procesos transparentes contribuye a gastos inflados o no autorizados. Además, se suma la dificultad para conciliar facturas y documentos con las partidas previstas, lo que lleva a interpretaciones erróneas sobre la ejecución real. En muchos casos, el Consejo de Administración o el representante legal no cuentan con la capacitación necesaria para evaluar correctamente esta información, lo que perpetúa el problema.
El marco legal y su relevancia
La Ley 675 de 2001 establece que la administración y el Consejo deben velar por la correcta ejecución del presupuesto y la transparencia en el manejo de los recursos. Ignorar esta responsabilidad, además de vulnerar el reglamento interno y el régimen de propiedad horizontal, puede generar consecuencias legales, incluidas acciones por responsabilidad civil contra la administración o los miembros del Consejo. La Ley 1801 de 2016, en cuanto a la seguridad y convivencia, también se relaciona indirectamente, puesto que un presupuesto mal ejecutado limita la capacidad para garantizar entornos seguros y adecuados. No basta con conocer la ley; se requiere aplicarla de manera disciplinada y con criterios técnicos claros.
Riesgos derivados para la copropiedad, la administración y el Consejo
Una ejecución presupuestal deficiente implica un impacto financiero directo: se pueden presentar insuficiencias de caja, imposibilidad de atender imprevistos, e incluso, el aumento de morosidad si los propietarios perciben mala gestión. Esto puede convertirse en un ciclo negativo, afectando la confianza y generando conflictos internos. Para la administración, los riesgos no solo son económicos, sino también legales, pues se puede incurrir en señalamientos por negligencia o incumplimiento. El Consejo, como órgano de control y vigilancia, enfrenta riesgos reputacionales y sanciones si no supervisa adecuadamente.
Errores comunes que incrementan la problemática
Entre los errores más frecuentes se encuentra la delegación excesiva sin supervisión, que conduce a un manejo opaco de los recursos. La falta de planificación en las convocatorias de compras y la ausencia de evidencias documentales robustas para justificar los gastos son evidencias claras de fallas en la gestión. Otro error es no actualizar el presupuesto ante cambios relevantes, lo que distorsiona la comparación entre lo planeado y lo ejecutado. También, se observa que muchas administraciones ignoran o minimizan la importancia de los controles internos, lo que esto implica una puerta abierta para irregularidades y errores que, al final, repercuten negativamente en la copropiedad.
Acciones concretas para mitigar y prevenir riesgos
Implementar sistemas de control financiero con reportes periódicos y comparativos permite identificar desviaciones oportunamente. Capacitar al Consejo y a la administración fortaleciendo los criterios técnicos en la evaluación del presupuesto es fundamental; no basta con un conocimiento básico. Es imprescindible establecer procesos transparentes para la aprobación y el seguimiento de los gastos, incluyendo la obligación de presentar cotizaciones y facturas verificables. Además, se deben actualizar los presupuestos ante contingencias y hacer auditorías externas independientes que garanticen la fiabilidad de la información. Adicionalmente, el fortalecimiento del SG-SST bajo la Ley 1562 de 2012 complementa la gestión al prevenir riesgos que pueden implicar gastos inesperados y afectar la ejecución presupuestal.
El manejo adecuado y responsable del presupuesto no solo es un requisito legal, sino una necesidad estratégica para la sostenibilidad de la propiedad horizontal en Colombia.
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