Cuando la informalidad paraliza la administración en la propiedad horizontal
En una unidad residencial de Bogotá, la administración recibió una queja recurrente sobre el mal manejo del personal de mantenimiento. Al investigar, se descubrió que varios contratistas no contaban con contratos formales ni seguridad social, mientras ciertas tareas críticas no tenían registro ni supervisión clara. La informalidad, lejos de ser un detalle menor, complicó la resolución rápida y efectiva del problema, generando dolores de cabeza constantes para el Consejo y la comunidad.
Este escenario no es aislado. Dentro de la operación diaria en una copropiedad, la informalidad suele aparecer como una solución aparente para sortear trámites o reducir costos temporales, pero esto implica serias vulnerabilidades para la administración. La carencia de contratos formales y ausencia de protocolos sólidos para la contratación exponen la gestión a incumplimientos, sanciones y hasta responsabilidades legales.
La Ley 675 de 2001 establece un marco claro sobre las obligaciones del administrador, incluyendo la correcta gestión de recursos y el cumplimiento normativo. Además, la Ley 1801 de 2016 refuerza el papel de la administración frente a la convivencia y el mantenimiento del orden dentro de las copropiedades. Ignorar estos requerimientos mediante prácticas informales no basta para proteger a la copropiedad; al contrario, esto puede convertirse en un punto crítico que debilite la gestión y genere contingencias jurídicas.
Los riesgos derivados de la informalidad son múltiples y de alto impacto. Para la copropiedad, esto puede traducirse en gastos imprevistos por multas o demandas, deterioro acelerado de bienes comunes y un ambiente de desconfianza entre los residentes. Para la administración, la ausencia de contratos y pólizas que respalden al personal significa exponerse a reclamaciones por accidentes laborales o incumplimientos. El Consejo tampoco queda exento, pues puede enfrentar cuestionamientos por omisión de control y mala toma de decisiones basadas en información deficiente.
Un error común que agrava esta situación es pensar que la informalidad es solo un problema administrativo secundario. Sin embargo, esto implica un vacío en el sistema de control y comunicación que afecta la capacidad de respuesta ante conflictos, lo cual es especialmente delicado en contextos donde la seguridad, mantenimiento y atención a residentes son esenciales. Otro fallo frecuente es la falta de capacitación y actualización sobre el marco legal vigente, lo que perpetúa prácticas ajenas a los requerimientos normativos.
Para mitigar este riesgo, la administración debe implementar procesos claros y transparentes para la contratación y supervisión. No basta con tener contratos; es imprescindible garantizar la evaluación previa del personal y validar que las pólizas de riesgos laborales estén vigentes. Además, el reglamento interno debe reflejar estas políticas con claridad y el SG-SST debe integrarse como parte indispensable en la gestión diaria para evitar accidentes y sanciones. La comunicación efectiva con los propietarios y la constante revisión del cumplimiento normativo son herramientas que previenen sorpresas desagradables y fortalecen la confianza en la administración.
La informalidad en la administración de propiedad horizontal no es un tema menor, tampoco un riesgo aislado; se trata de un fenómeno que puede debilitar la estructura misma de la convivencia y la gestión del patrimonio común. Solo a través de una gestión integral, técnica y preventiva se logra confrontar este desafío que impacta directamente en la estabilidad y bienestar de toda la copropiedad.
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