Cuando el vigilante de portería actúa fuera de su rol: consecuencias que no se pueden ignorar
En una copropiedad residencial de Bogotá, un vigilante decidió intervenir directamente en un conflicto entre dos residentes, incluso usando la fuerza para detener a uno de ellos. Este incidente no solo generó una queja formal, sino que desencadenó, además, una serie de problemas legales y de convivencia difíciles de manejar para la administración y el Consejo de Administración. No es un tema menor, pues estas actuaciones pueden escalar y convertirse en un problema grave de convivencia y responsabilidad.
¿Por qué suceden estos hechos? En la operación diaria de una copropiedad, el vigilante de portería suele ser el primer contacto con los residentes y visitantes, pero no siempre tiene claridad sobre el alcance y límites de su rol. La falta de una adecuada capacitación y protocolos claros, así como un reglamento interno que no defina con exactitud las funciones del vigilante, propicia que actúe más allá de lo legalmente permitido. Esto implica que en muchas ocasiones asuma responsabilidades que no le corresponden, exponiendo a la copropiedad a riesgos innecesarios.
Marco legal en Colombia: ¿qué dice la ley sobre el vigilante en propiedad horizontal?
La Ley 675 de 2001 establece que la administración de la copropiedad es la encargada de velar por el buen gobierno y la seguridad dentro del conjunto. Sin embargo, la figura del vigilante no es más que un empleado o contratista que debe ajustarse estrictamente a las indicaciones de la administración. El Código Nacional de Policía (Ley 1801 de 2016) delimita aún más el uso legítimo de la fuerza y la actuación en casos de convivencia social, prohibiendo expresamente que un vigilante actúe como autoridad o realice detenciones.
Adicionalmente, la responsabilidad civil frente a daños o lesiones causados por una mala actuación del vigilante recae directamente sobre la administración y el Consejo. El Reglamento Interno y el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) deben incluir protocolos específicos para el personal de seguridad, definiendo responsabilidades y acciones autorizadas, para evitar confusiones que deriven en litigios o daños a la reputación de la copropiedad.
Riesgos latentes en una copropiedad: seguridad, legalidad y confianza en juego
Permitir que el vigilante actúe fuera de sus funciones puede acarrear riesgos graves. Está en juego la integridad física de los residentes y del mismo vigilante, quien sin la formación ni herramientas adecuadas puede poner en peligro su seguridad y la de otros. Esto puede convertirse en un pasivo legal para la administración, que debe responder por actos extralimitados.
Además, se deteriora la confianza de los residentes en la administración y sus procesos, especialmente si observan favoritismos, abusos o falta de profesionalismo. La seguridad, en este sentido, no basta con tener personal vigilante, sino que implica una gestión preventiva, protocolos claros y seguimiento constante.
Errores frecuentes que agravan la situación
Uno de los errores más comunes es asignar tareas al vigilante que exceden sus competencias, como mediar en conflictos complejos o hacer cumplir normas disciplinarias. Otro fallo es la ausencia de formación continua en manejo de crisis, primeros auxilios o atención a emergencias, lo que limita su respuesta correcta cuando ocurren incidentes.
También, la falta de comunicación fluida entre la administración, el Consejo y el equipo de seguridad genera vacío en la transmisión de información crítica, lo que puede derivar en respuestas improvisadas o inadecuadas. No actualizar los reglamentos internos para reflejar la realidad operativa y las normativas vigentes incrementa la confusión sobre los límites del rol del vigilante.
Acciones concretas y preventivas para una gestión efectiva del vigilante de portería
Para evitar que el vigilante de portería incurra en acciones no autorizadas, es fundamental que la administración diseñe protocolos claros de actuación que incluyan las funciones permitidas y prohibidas, basados en la ley y el reglamento interno. Esto debe ir acompañado de capacitación periódica, especialmente en manejo de emergencias y primeros auxilios, y talleres sobre derechos y responsabilidades.
Es imperativo establecer un protocolo de emergencia donde el vigilante conozca los pasos a seguir ante incidentes como incendios, amenazas, inundaciones o delitos. Esto incluye el llamado inmediato a las autoridades competentes y la notificación puntual a la administración. No basta con esperar instrucciones en momentos críticos; la prevención y la respuesta rápida salvan vidas y bienes.
Por último, la supervisión constante y la evaluación del desempeño del vigilante permiten detectar desviaciones, corregir errores y reconocer buenas prácticas. El Consejo debe involucrarse y apoyar a la administración para garantizar que la seguridad se gestione con profesionalismo y rigor técnico. Esto implica recursos, esfuerzo y compromiso permanente, porque la seguridad no es un tema menor ni un gasto, sino una inversión en convivencia y paz dentro de la propiedad horizontal.
La gestión responsable del vigilante de portería evita situaciones de riesgo, protege a la comunidad y fortalece la confianza en la administración. Ignorar esta realidad puede enfrentar a la copropiedad a consecuencias costosas y difíciles de revertir.
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