Cuando el ascensor se detiene y los sótanos se inundan: un problema recurrente en copropiedades
En varias copropiedades de Bogotá y otras ciudades colombianas, no es infrecuente encontrar situaciones donde el ascensor deja de funcionar repentinamente o las bombas hidráulicas fallan justo después de una temporada de lluvias intensas. Estos incidentes son reflejo directo de un mantenimiento preventivo que no se ejecutó con la periodicidad ni rigurosidad que demanda la operación. Y es que, en la gestión de una propiedad horizontal, esto puede convertirse en un verdadero foco de riesgos, afectaciones financieras y malestar entre los copropietarios.
¿Por qué persiste esta problemática dentro de la operación cotidiana?
La realidad es que no basta con identificar las áreas comunes y equipos críticos, sino que hace falta una planeación integral donde el mantenimiento preventivo se integre al calendario operativo de la administración. En muchas copropiedades falta un seguimiento técnico estricto o se cae en la trampa de posponer revisiones porque pareciera que “todo está funcionando bien”. Esto implica ignorar señales que, aunque pequeñas, anticipan fallas mayores. Además, la rotación frecuente de administradores y la falta de experiencia técnica en algunos consejos distrajo la atención del asunto, dejando una gestión reactiva y no preventiva.
Marco legal que respalda la gestión del mantenimiento preventivo en Colombia
La Ley 675 de 2001 regula la propiedad horizontal y establece responsabilidades específicas para la administración en la conservación y mantenimiento de las zonas comunes y servicios generales, que son parte esencial de la copropiedad. No realizar el mantenimiento preventivo conforme a esta norma y al reglamento interno implica un incumplimiento que puede generar responsabilidad civil, y en casos graves, sanciones administrativas que se apoyan en la Ley 1801 de 2016 (Código Nacional de Policía y Convivencia). Además, la implementación de sistemas de gestión en seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), aunque obligatorios para administraciones con personal directo, aporta normas y procedimientos que disminuyen riesgos y promueven una cultura preventiva.
Riesgos para la copropiedad, la administración y el consejo
No ejecutar un mantenimiento preventivo adecuado y con frecuencia establecida no es un tema menor. Esto implica, en la práctica, exponerse a fallas estructurales que puedan desencadenar accidentes como caídas en escaleras mal iluminadas, incendios por sistemas eléctricos saturados o colapsos en redes hidráulicas. Para la administración y el consejo, esto significa enfrentar reclamaciones legales, pérdida de credibilidad y costos inesperados que impactan el presupuesto anual. Sin mencionar el daño reputacional y la afectación en la calidad de vida de los residentes.
Errores comunes que agravan la situación
Un error frecuente es asumir que la contratación ocasional de terceros para revisiones superficiales es suficiente. Tampoco hay un registro documental riguroso que permita hacer seguimiento a los mantenimientos realizados o a los próximos. Otro fallo habitual es la ausencia de capacitación al personal de operación o portería, quienes prácticamente actúan como los primeros detectores de anomalías. La falta de inversión adecuada en repuestos originales y partes críticas, buscando ahorrar a corto plazo, termina generando costos mayores. Aunque el presupuesto es limitado, no invertir en mantenimiento preventivo es un desgaste inevitable para la copropiedad.
Acciones concretas, preventivas y aplicables
La clave está en establecer un plan de mantenimiento robusto, con base en un diagnóstico técnico inicial que identifique áreas críticas y equipos estratégicos según las características de la copropiedad. La periodicidad debe adaptarse a cada sistema, pero en general ciertos mantenimientos requieren atención mensual, trimestral, semestral o anual, dependiendo del componente. Además, con soporte técnico profesional, se debe llevar un control documental actualizado y accesible que facilite la planificación y el cumplimiento. No basta con programar; tiene que haber un responsable designado que supervise la ejecución y reporte los hallazgos.
Otro aspecto fundamental es facilitar la comunicación directa con el consejo de administración, para que esté al tanto de los riesgos y avances y pueda asignar presupuesto oportuno. Capacitar al personal en el reconocimiento temprano de problemas contribuye a actuar antes que ocurran eventos críticos. Al disponer de un plan integral de mantenimiento, la propiedad horizontal no solo protege sus inversiones, sino que fortalece una cultura de prevención que minimiza la ocurrencia de accidentes y retrasos operativos.
Tabla de mantenimiento por área y frecuencia recomendada para una propiedad horizontal en Colombia
| Área o Equipo | Frecuencia de mantenimiento | Descripción breve |
|---|---|---|
| Ascensores | Mensual y anual | Limpieza, revisión de cables, frenos y sistema eléctrico; revisión profunda anual con empresa certificada. |
| Bombas hidráulicas y sistemas contra incendios | Trimestral | Pruebas de funcionamiento, ajuste de presión y revisión de válvulas y tuberías. |
| Sistemas eléctricos generales | Semestral | Inspección tableros, cableado, e instalación de alumbrado. |
| Áreas comunes (piscinas, gimnasios, salones) | Mensual | Limpieza, revisión de estado de acabados, equipos y mobiliario. |
| Redes de alcantarillado y drenaje | Anual | Desazolve, pruebas de sellos y reparaciones oportunas. |
| Calderas y sistemas de calefacción | Semestral | Revisión y limpieza de quemadores y controles de temperatura. |
Establecer un programa con estas frecuencias permite anticiparse a fallas, evitar costos innecesarios y cumplir con la normatividad vigente.
Planeación: la pieza que muchas administraciones descuidan
Implementar un calendario de mantenimiento no es solo agendar fechas; involucra coordinar con proveedores confiables, evaluar costos en cada ciclo y adaptar el plan según experiencia y resultados. La planeación implica la definición de indicadores que permitan medir avances y detectar desviaciones a tiempo. Contar con un software básico de gestión puede facilitar esta labor, sobre todo en copropiedades medianas y grandes que manejan múltiples equipos y áreas. Ignorar esta etapa puede convertir la administración en reactiva y afrontar crisis evitables, lo cual no es admisible cuando está en juego la integridad y la inversión común.
Finalmente, la gestión preventiva agregará valor tangible y confianza a la propiedad horizontal: no es un tema menor si se quiere garantizar sostenibilidad y seguridad a largo plazo para todos.
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