Incumplimientos reiterados en el contrato de mantenimiento: una realidad frecuente en copropiedades
En varias copropiedades de Bogotá y otras ciudades del país, es común que la supervisión de contratos, especialmente los relacionados con mantenimiento de zonas comunes o servicios generales, falle en detectar retrasos o incumplimientos. Por ejemplo, el proveedor encargado del ascensor no presenta los informes técnicos a tiempo, las reparaciones quedan a medias y la administración simplemente recaba excusas sin exigir resultados concretos. Este escenario no es menor, pues afecta directamente la calidad de vida de los residentes y el patrimonio común.
El problema radica en que la administración suele operar con controles laxos o basados en confianza personal, más que en mecanismos técnicos y protocolos claros de seguimiento. No basta con exigir una factura o un informe; se requiere verificar que los trabajos contratados se cumplan con la calidad, en tiempo y forma estipulados. En muchos casos, los administradores delegan esta tarea al Presidente del Consejo o a terceros sin un soporte adecuado o capacitación, lo que disminuye la efectividad de la supervisión.
Desde el punto de vista jurídico, la Ley 675 de 2001 sobre Propiedad Horizontal establece la responsabilidad que tiene la administración y el Consejo para velar por la correcta ejecución de los contratos y el buen uso de los recursos comunes. Adicionalmente, la Ley 1801 de 2016, en materia de convivencia, refuerza la obligación de garantizar un ambiente seguro y adecuado para los copropietarios. La ausencia de una supervisión estricta puede traer consecuencias legales, pues una negligencia en la administración que derive en un daño, ya sea material o personal, genera responsabilidad civil que puede comprometer el patrimonio de la copropiedad e incluso la de quienes tienen cargos directivos.
No se trata únicamente de la pérdida económica por trabajos sin terminar o servicios deficientes; esto puede convertirse en problemas de seguridad, deterioro acelerado de instalaciones, y conflictos internos que minan la confianza en la administración. Problemas como la caída de un visitante debido a una baranda mal reparada o una falla en el sistema eléctrico exponen a riesgos que no pueden ni deben ser ignorados. Esto implica además un impacto negativo en la imagen y valoración del inmueble, algo clave en mercados tan sensibles como el colombiano.
Entre los errores más frecuentes que agravan la situación está la falta de documentación clara y sistemática, el seguimiento inconsistente que depende demasiado de la memoria o de gestiones informales, y la ausencia de protocolos de revisión técnica. Otro fallo común es no contar con un cronograma actualizado que controle los plazos y responsabilidades, lo cual reduce la capacidad de respuesta ante incumplimientos. Al no identificar riesgos oportunamente, la administración y el Consejo terminan actuando de manera reactiva, cuando el daño ya es evidente o irreversible.
Para mejorar la supervisión es fundamental implementar herramientas claras y confiables: establecer informes técnicos periódicos con metas definidas, exigir certificaciones o garantías por parte de los contratistas, y realizar controles presenciales con base en checklists específicos para cada contrato. También es imprescindible capacitar a quienes participan en la supervisión directa y formalizar roles con responsabilidades claras ante el reglamento interno y el SG-SST (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo) propio de la copropiedad. Mantener una comunicación directa, documentada y transparente con los contratistas es vital para no dejar espacios a confusiones o incumplimientos.
En definitiva, la supervisión de contratos en propiedad horizontal no es un tema menor ni debe residualizarse a una actividad rutinaria sin rigor técnico. Esto implica un compromiso permanente de la administración y el Consejo para diseñar un sistema robusto de seguimiento, que anticipe y prevenga riesgos. Solo así se protege el patrimonio común y se asegura la convivencia tranquila y segura que todos esperan.
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