¿Qué es la coadministración en propiedad horizontal y cuáles son sus límites legales?
En propiedad horizontal, se habla con frecuencia del concepto de “coadministración” para describir la relación entre el administrador y el Consejo de Administración. Aunque no es un término expresamente definido por la Ley 675 de 2001, se ha convertido en una práctica común que define cómo se toman las decisiones clave y cómo se ejerce la vigilancia, la coordinación y la gestión compartida de los asuntos comunes. Sin embargo, una mala interpretación de esta figura puede llevar a situaciones de conflicto, abuso de poder o parálisis administrativa. Comprender qué es y qué no es la coadministración resulta esencial para garantizar una gestión armónica, legal y eficaz de la copropiedad.
La coadministración no significa que el Consejo y el administrador tengan las mismas funciones, ni que todo deba decidirse de forma conjunta. La ley establece con claridad que el administrador es el representante legal de la copropiedad y tiene autonomía para ejecutar decisiones, gestionar recursos, contratar, atender emergencias y velar por la operación del edificio o conjunto. Por su parte, el Consejo es un órgano de vigilancia y apoyo que asesora, hace seguimiento y toma decisiones específicas en representación de la Asamblea, pero sin reemplazarla ni sustituir al administrador.
Desde esta perspectiva, la coadministración debe entenderse como una colaboración funcional basada en el respeto de roles y en la confianza institucional. El Consejo no puede invadir las funciones del administrador ni darle órdenes operativas. Tampoco debe asumir decisiones unilaterales sin consultar ni validar procesos. De igual forma, el administrador debe mantener informado al Consejo, facilitar el acceso a la información y acatar los lineamientos que este le dé en el marco de sus competencias. Cuando estas fronteras se respetan, la gestión es fluida. Cuando se cruzan, aparece el conflicto.
Uno de los errores más frecuentes es confundir el acompañamiento del Consejo con una especie de gerencia paralela. Algunos consejos intentan asumir decisiones del día a día, aprobar cada gasto menor, intervenir en contrataciones operativas o incluso modificar instrucciones del administrador frente a empleados o residentes. Esta práctica genera caos, falta de claridad y desgaste en la gestión. Además, puede tener consecuencias legales, ya que los miembros del Consejo no tienen representación legal ni responsabilidad operativa directa, por lo cual no deberían asumir tareas que comprometen la ejecución diaria.
También es común encontrar administradores que, por miedo o comodidad, delegan toda la gestión en el Consejo. Esto resulta igualmente perjudicial. Un administrador que no toma decisiones, que consulta cada paso o que deja que todo lo defina el Consejo, pierde autoridad, pone en riesgo su responsabilidad legal y debilita la operación. En estos casos, la figura de coadministración termina siendo una excusa para la omisión. La responsabilidad del administrador no puede diluirse en un comité.
La clave está en establecer una relación de trabajo colaborativo, con reglas claras, canales de comunicación definidos y actas de respaldo. Por ejemplo, el Consejo puede definir políticas generales, pero no manejar la caja menor. Puede hacer seguimiento al presupuesto, pero no autorizar compras de rutina. Puede revisar contratos estratégicos, pero no intervenir en la contratación del personal de aseo. Del mismo modo, el administrador debe presentar informes periódicos, anticipar situaciones críticas, solicitar conceptos cuando sea necesario y respetar los acuerdos adoptados en las reuniones conjuntas.
Una buena práctica es formalizar un protocolo de coadministración, donde se definan los temas que deben pasar por aprobación del Consejo, los tipos de información que deben compartirse, los tiempos de respuesta y los canales de consulta. Esto evita malentendidos, mejora la trazabilidad de las decisiones y permite una gestión profesional. Además, fortalece la confianza entre las partes y da tranquilidad a la comunidad, que ve un trabajo coordinado en lugar de choques o contradicciones.
También es fundamental evitar personalismos. La coadministración no puede basarse en afinidades o antipatías personales. No se trata de que el Consejo “controle” al administrador ni de que este “se libre” del Consejo. Se trata de roles complementarios que deben funcionar institucionalmente. Las decisiones deben quedar registradas en actas, con fundamentos técnicos y jurídicos, y siempre orientadas al beneficio común.
En contextos complejos como obras, litigios, cambios de proveedor o situaciones de emergencia, la coadministración se pone a prueba. Allí es donde se necesita liderazgo compartido, respeto por los procedimientos y claridad en toma de decisiones. Si el Consejo se extralimita o el administrador se niega a escuchar, la copropiedad sufre. Pero si ambos actúan en conjunto, cada uno desde su rol, el resultado es una gestión más eficiente, transparente y sostenible.
La coadministración es una figura práctica y necesaria, pero solo funciona cuando se entiende como una alianza basada en la legalidad, el respeto mutuo y la voluntad de servicio. No es jerarquía ni subordinación, ni competencia entre poderes. Es una manera de sumar esfuerzos desde funciones distintas para lograr una copropiedad bien administrada.
¿Quieres fortalecer la coadministración en tu copropiedad? Comparte este artículo con tu Consejo, tu comunidad y únete a quienes buscamos transformar la gestión desde el conocimiento, el respeto y la legalidad. Sharon Pardo Sarmiento. Ganadora de los Premios Diamante a la Mejor Administradora de Propiedad Horizontal en Colombia. Experta en gestión comunitaria, normas PH y convivencia ciudadana.