Políticas de Cobro de Cartera Morosa en Propiedad Horizontal
Las políticas tienen como objetivo establecer las condiciones de pago y los plazos para el cobro de las cuotas de propiedad horizontal y otros cargos relacionados a los servicios prestados por la administración. Es importante que la administración tenga claras éstas políticas de recaudo y que éstas sean de conocimiento de la comunidad.
Relaciono algunas políticas generales de recaudo y que servirán de guía:
Cuotas de propiedad horizontal: Las cuotas de propiedad horizontal deberán ser canceladas mensualmente dentro de los plazos establecidos por la Asamblea General. En caso de no cancelar dentro de este plazo, se aplicará un recargo sobre el valor de la cuota, más un interés moratorio mensual hasta su pago total.
Pagos por servicios adicionales: Los pagos por servicios adicionales, tales como parqueaderos, cuotas extraordinarias, multas por infracciones, entre otros, deberán ser cancelados dentro de los plazos establecidos y a partir de su emisión. En caso de no cancelar dentro de este plazo, se deberá aplicar un recargo sobre el valor del servicio adicional, más un interés moratorio mensual hasta su pago total.
Medios de pago: Los medios de pago habilitados para el pago de las cuotas y servicios adicionales deben estar establecidos y socializados previamente, se pueden usar medios como: consignación en efectivo en el Banco, transferencia electrónica o pago PSE. En el caso de las transferencias electrónicas, los comprobantes de pago deberán ser enviados por correo electrónico a la administración.
Comunicación de morosidad: La administración deberá informar a los propietarios mediante un correo electrónico o carta la existencia de mora en el pago de las cuotas y servicios adicionales. Asimismo, es conveniente informar sobre las consecuencias de no regularizar su situación en los plazos establecidos.
Suspensión de servicios: En caso de mora en el pago de las cuotas y servicios adicionales en el plazo establecido por la Asamblea, la administración se reserva el derecho de suspender los servicios prestados a la propiedad horizontal, tales como acceso a áreas comunes como salones sociales, gimnasio, parqueadero comunal entre otros.
Acuerdo de pago: En caso de presentar dificultades para el pago de las cuotas y servicios adicionales en los plazos establecidos, los propietarios podrán solicitar un acuerdo de pago con la administración. Este acuerdo deberá ser formalizado mediante un documento escrito y establecer los términos y plazos de pago.
Proceso Jurídico: La administración podrá aplicar medidas legales en caso de incumplimiento de los términos y plazos de pago de acuerdo conforme la Ley 675 de 2001 y Reglamento de la Copropiedad.
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Cartera Morosa en Propiedad Horizontal. Sugerencias y Recomendaciones.
Si usted hace parte de la propiedad horizontal, ya sea como administrador, consejero o propietario; su mayor desafío post pandemia, es la recuperación de los valores en mora por conceptos de expensas comunes o bien llamada cartera morosa, pero hay algunas estrategias que pueden facilitar su recuperación:
- Establecer políticas claras: Es transcendental que la Copropiedad tenga políticas claras sobre los pagos y los recargos por mora, para que los propietarios sepan cuáles son las consecuencias que pueden afrontar si no cumplen con sus pagos dentro de las fechas establecidas.
- Comunicación periódica: El sostener una comunicación constante y asertiva con los deudores morosos puede ayudar a la recordación de las obligaciones de pago y brindarles la información actualizada sobre los recargos por mora. Es importante la divulgación de las políticas aprobadas por los medios de comunicación que se tengan en la copropiedad.
- Brindar opciones o formas de pago: Cabe resaltar la importancia de proporcionar opciones o formas de pago, flexibles y claras; como planes de pago o acuerdos de pago, puede ayudar a que los propietarios que han presentado retrasos en sus pagos, paguen sus deudas a tiempo y eviten así el cargo de valores adicionales.
- Asesoramiento legal: Para los casos de cartera morosa que no que no ha sido posible recaudar mediante las opciones de pago propuestas o planteadas durante el periodo pre jurídico, la propiedad horizontal, en cabeza de su representante legal, podría considerar buscar asesoramiento legal para recuperar los pagos adeudados.
- Actualizar el sistema Contable: Llevar una contabilidad detallada y actualizada, es función del representante legal, en esta se debe circunscribir toda la información o comúnmente conocidos como “estado de cuenta” sobre los valores cobrados como pagos, cargos por mora, abonos, cuotas extraordinarias y cualquier detalle de la cartera. Con lo anterior se puede hacer el seguimiento efectivo de los propietarios que tienen deudas pendientes por cancelar.
En la actualidad existen varios sistemas o software contables que facilitan el registro y exactitud en la contabilidad y los informes del inmueble que pueden ser consultados por los propietarios mediante acceso autorizado para consulta.
En temas de recaudo, establecer políticas claras y mantener una comunicación constante con los copropietarios es la clave para evitar el aumento de la edad de la cartera en la propiedad horizontal.
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Herramientas Digitales para Administrar en Propiedad Horizontal
La administración de propiedad horizontal en Colombia puede ser un trabajo difícil y tedioso, pero con el uso de herramientas digitales adecuadas, puede ser mucho más fácil y eficiente. En este artículo, exploraremos algunas de las mejores herramientas digitales disponibles para ayudar a los administradores de propiedad horizontal a gestionar sus tareas diarias de manera más eficaz.
- Software de gestión de propiedades: Una de las herramientas digitales más importantes para la administración de propiedad horizontal es el software de gestión de propiedades. Estos programas pueden ayudar a los administradores a llevar un registro de los ingresos y gastos, gestionar el mantenimiento de la propiedad y realizar un seguimiento de los contratos y acuerdos de arrendamiento. También pueden generar informes y estadísticas útiles para ayudar a los administradores a tomar decisiones informadas.
- Plataformas de comunicación en línea: Las plataformas de comunicación en línea son esenciales para mantener a los propietarios de la propiedad horizontal informados y actualizados sobre lo que está sucediendo en su comunidad. Plataformas como WhatsApp, Telegram, Slack, y otras pueden ser utilizadas para enviar mensajes importantes, anuncios y recordatorios a todos los propietarios en tiempo real.
- Herramientas de pago en línea: Las herramientas de pago en línea pueden facilitar la gestión de los pagos de los propietarios, lo que reduce el riesgo de pérdida de pagos y errores contables. Plataformas como PayPal, PayU y PSE ofrecen soluciones de pago seguras y fáciles de usar, que pueden ser integradas con el software de gestión de propiedades.
- Herramientas de programación de citas y reuniones: Programar citas y reuniones puede ser una tarea tediosa, pero con herramientas de programación en línea como Calendly y Doodle, los administradores pueden programar citas y reuniones de manera rápida y sencilla. Estas herramientas pueden sincronizarse con el calendario del administrador para asegurar que no se solapen las citas y reuniones.
- Herramientas de almacenamiento en la nube: Las herramientas de almacenamiento en la nube como Google Drive y Dropbox pueden ser utilizadas para almacenar documentos importantes como contratos, acuerdos, actas y otros archivos importantes relacionados con la propiedad horizontal. Estos archivos pueden ser compartidos con los propietarios de manera segura y sencilla.
En conclusión, las herramientas digitales pueden ser de gran ayuda para los administradores de propiedad horizontal en Colombia. Desde el software de gestión de propiedades hasta las plataformas de comunicación en línea, las herramientas digitales pueden mejorar la eficiencia y la productividad de los administradores, mientras mejoran la comunicación con los propietarios de la propiedad horizontal. Es importante recordar que cada propiedad es diferente, por lo que es importante encontrar las herramientas digitales que mejor se adapten a las necesidades específicas de su propiedad.
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Sanciones en Propiedad Horizontal en Colombia. Proceso Sancionatorio
En Colombia, la Propiedad Horizontal es una forma de propiedad en la que una propiedad inmobiliaria se divide en unidades independientes, tales como apartamentos, casas o locales comerciales, y se comparte la propiedad y responsabilidad de áreas comunes, tales como escaleras, pasillos, jardines, parqueaderos, piscinas entre otros. Revisemos las sanciones en Propiedad Horizontal en Colombia y el proceso sancionatorio
El proceso sancionatorio en Propiedad Horizontal se refiere al conjunto de acciones que pueden tomar los administradores o los propietarios de las unidades privadas, para hacer cumplir las normas de convivencia y el reglamento interno en un edificio o conjunto residencial. Estas acciones pueden incluir amonestaciones verbales, escritas, multas y/o sanciones.
El proceso sancionatorio en propiedad horizontal está regulado por la Ley 675 de 2001, que establece las reglas y procedimientos para hacer cumplir las normas de convivencia y el reglamento interno en un edificio o conjunto residencial.
Etapas del Proceso Sancionatorio
1: Recibimiento de la queja e iniciación de proceso
a) Detección de una infracción.
La infracción puede ser reportada por por parte del administrador, de un propietario o de cualquier otro residente del edificio o conjunto, esta puede ser desde ruido excesivo en horas de la noche entre otros. Será aceptada por el Comité de Convivencia (donde exista éste órgano, de haberlo, no puede imponer sanción) o Consejo de Administración y en ausencia de los anteriores, la Asamblea General de Copropietarios.
b) Inicio de registro de caso.
Se dará apertura estableciendo una vez detectada la infracción, en la cual se suscribirá un acta por parte del comité de convivencia y ésta será notificada al administrador y quién a su vez debe notificar al propietario o inquilino responsable de la misma, a través de dicha acta de infracción que describe la naturaleza de la infracción. El propietario o inquilino tiene un plazo para responder a la notificación y presentar sus descargos, en los que podrá argumentar que no ha cometido la infracción o que esta no es suficientemente grave como para ser amonestado.
c) Citación a descargos del presunto infractor.
En caso de que el propietario o inquilino no responda a la notificación o no presente descargos en el plazo establecido, se considerará que ha aceptado la sanción impuesta por el administrador. Si el propietario o inquilino presenta descargos, estos serán evaluados por el comité de convivencia y el consejo de administración, siendo estos últimos quienes decidirán si la sanción es justa y adecuada en función de la gravedad de la infracción y las circunstancias particulares del caso.
d) Presentación de fórmula de conciliación.
La fórmula de conciliación se presenta como una solución alternativa y pacífica a los conflictos. Consiste en un procedimiento en el que se intenta llegar a un acuerdo entre las partes implicadas, con la ayuda de un mediador neutral y capacitado para tal fin.
e) Levantar actas, practicar y recepcionar las pruebas a que haya lugar.
La recepción de pruebas se refiere a la aceptación y evaluación de la información y evidencias recopiladas. En este proceso se analiza la validez, pertinencia y credibilidad de las pruebas presentadas, con el fin de determinar su relevancia para el caso en cuestión. En resumen, levantar actas, practicar y recepcionar pruebas son acciones esenciales en cualquier proceso legal o administrativo. Estas acciones garantizan la documentación detallada y objetiva de los hechos ocurridos, y la obtención de pruebas sólidas y verificables que permitan tomar decisiones justas y objetivas.
2: Toma de decisión o imposición de sanción.
En esta etapa, si la conducta que se estudia no diera lugar a la imposición de sanción, se permitirá que el presunto infractor se ajuste a las normas que rigen la propiedad horizontal.
Será el Consejo de Administración o (Asamblea de no existir Consejo de Administración) quienes finalizada la primera fase, agoten la segunda etapa del proceso que es la imposición de la infracción.
- Se evaluará el acopio de evidencias allegadas, la intencionalidad del acto, la imprudencia o negligencia, así como las circunstancias atenuantes, y se atenderán criterios de proporcionalidad y graduación de las sanciones, de acuerdo con la gravedad de la infracción, el daño causado y la reincidencia.
- Para la imposición de sanción se respetarán los procedimientos contemplados en el reglamento de propiedad horizontal, consultando el debido proceso, el derecho de defensa y contradicción e impugnación.
3: Impugnación de fallo.
a) Revisión de la sanción: Lo primero que debe hacer el propietario afectado es revisar detenidamente la sanción impuesta, sus fundamentos y las normas y reglamentos que se hayan infringido. Es importante conocer bien los hechos que se le imputan y las razones que llevaron a la comunidad de propietarios a tomar la decisión.
Una vez revisada la sanción, el propietario puede presentar un recurso de impugnación ante la el consejo de administración, en el plazo establecido por el Reglamento Interno. En este recurso debe argumentar las razones por las que considera que la sanción es injusta o desproporcionada, y presentar las pruebas y documentos que acrediten su posición.
b) Asesoría Jurídica: Si el consejo de administración no acepta el recurso, el afectado puede acudir a los tribunales para interponer una demanda de impugnación. En este caso, será necesario contar con el asesoramiento de un abogado especializado en propiedad horizontal, quien podrá analizar la situación con mayor detalle y plantear una estrategia adecuada para el caso.
En resumen, la impugnación de una sanción en propiedad horizontal es un proceso que requiere de un análisis detallado de los hechos y la normativa aplicable. Es importante seguir los procedimientos establecidos por la ley y contar con el asesoramiento legal adecuado para defender los derechos del propietario afectado.
Por último, podemos concluir que respetar las etapas del proceso y usarla es una herramienta esencial para la efectiva aplicabilidad de las sanciones en Propiedad Horizontal y procurar con éstas mantener la armonía y la convivencia en edificios y conjuntos residenciales, por lo cual La Ley 675 de 2001 establece un marco jurídico claro.
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Protocolos en Propiedad Horizontal. Uso de parqueaderos comunales
El protocolo para el uso de parqueaderos comunales en una Propiedad Horizontal puede variar según las normas y reglamentos de cada comunidad. Sin embargo, a continuación, se detallan algunos pasos generales que se pueden seguir:
- Verificar el reglamento de propiedad horizontal: El reglamento de propiedad horizontal debe contener información sobre la asignación de parqueaderos, el número de espacios disponibles para cada propietario y los requisitos necesarios para el uso de los mismos.
- Asignación de parqueaderos: En caso de que el reglamento de propiedad horizontal no especifique la asignación de parqueaderos, se puede establecer un sorteo equitativo entre los propietarios para la asignación de los mismos.
- Establecer un sistema de rotación: En comunidades donde hay más propietarios que espacios de parqueo, es recomendable establecer un sistema de rotación equitativo. Esto permitirá que todos los propietarios tengan la oportunidad de utilizar los espacios de parqueo.
- Establecer medidas de seguridad: Para garantizar la seguridad de los vehículos, se deben establecer medidas de seguridad adecuadas, como cámaras de vigilancia, cerraduras y sistemas de control de acceso.
- Establecer multas por el incumplimiento: Si un propietario no cumple con las normas establecidas para el uso del parqueadero, se deben establecer multas para desalentar el incumplimiento.
- Establecer un sistema de mantenimiento: Se debe establecer un sistema de mantenimiento para garantizar que los espacios de parqueo estén en buenas condiciones y se puedan utilizar de manera segura.
- Establecer normas para visitantes: Se deben establecer normas claras para el uso de los espacios de parqueo por parte de visitantes de los propietarios, para evitar conflictos entre vecinos y para garantizar la disponibilidad de los espacios para los propietarios.
Es importante tener en cuenta que estos son solo pasos generales y que los propietarios deben revisar las normas y reglamentos de su comunidad para establecer un protocolo específico y adaptado a sus necesidades.
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Rendición de cuentas en Propiedad Horizontal
La rendición de cuentas en propiedad horizontal es un tema de gran importancia, ya que permite a los propietarios de los inmuebles conocer cómo se están administrando los recursos de la copropiedad y qué decisiones se están tomando en su nombre.
La Ley 675 de 2001 establece la obligación de los consejos de administración de presentar a la asamblea de propietarios un informe detallado sobre la gestión realizada durante el año anterior. Este informe debe incluir el estado de cuentas, el presupuesto para el año siguiente, las inversiones realizadas, los ingresos y gastos, entre otros aspectos relevantes.
Además, la ley establece que los propietarios tienen derecho a revisar los documentos contables y a solicitar información adicional sobre la administración de la copropiedad en cualquier momento. Es importante que los propietarios ejerzan este derecho y participen activamente en la toma de decisiones de la propiedad horizontal.
En este sentido, es recomendable que los consejos de administración realicen reuniones periódicas con los propietarios para informarles sobre la gestión de la propiedad horizontal y escuchar sus sugerencias y preocupaciones. Estas reuniones pueden ser presenciales o virtuales, y deben ser convocadas con la debida antelación y siguiendo los procedimientos establecidos en las normas internas de la propiedad horizontal.
La rendición de cuentas en propiedad horizontal no solo es importante desde el punto de vista legal, sino también desde el punto de vista ético y de buena gestión. Una administración transparente y responsable genera confianza entre los propietarios y contribuye a mejorar la convivencia en la comunidad.
En resumen, la rendición de cuentas en propiedad horizontal es un aspecto clave para garantizar una gestión transparente y responsable de los recursos de la copropiedad. Es importante que los propietarios ejerzan su derecho a la información y participen activamente en la toma de decisiones de la propiedad horizontal.
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