Cuando la informalidad laboral pone en riesgo la convivencia en la copropiedad
Un problema recurrente en muchas copropiedades en Colombia es la contratación informal de empleados encargados del aseo, mantenimiento o vigilancia. A simple vista, parece una solución rápida y de bajo costo, pero en la administración se evidencia que esta práctica genera graves riesgos legales y económicos para el conjunto. No es un tema menor cuando se descubre que no se cumplen las obligaciones laborales y esto puede convertirse en un foco de conflictos, demandas y sanciones.
Esta situación surge porque, en la operación diaria, la copropiedad muchas veces administra recursos limitados y prioriza la gestión inmediata frente a la formalización. Adicionalmente, la falta de conocimiento preciso de las responsabilidades legales que implica ser empleador bajo la figura de propiedad horizontal genera subestimación del asunto. La administración puede no contar con asesoría profesional continua y el Consejo suele desentenderse de la gestión directa, dejando vacíos en la contratación y supervisión.
Las obligaciones laborales en la propiedad horizontal bajo el marco legal colombiano
Desde la Ley 675 de 2001, que regula la propiedad horizontal, queda claro que el conjunto actúa como persona jurídica para efectos laborales. Esto implica que debe cumplir con todas las obligaciones como empleador pues, aunque no sea una empresa tradicional, se convierte en responsable directo de sus trabajadores. Contratar sin formalizar implica desconocer normas laborales y de seguridad social, poniendo en riesgo a la comunidad y a la administración.
La Ley 1801 de 2016, que reglamenta aspectos de convivencia y seguridad en las comunidades, también obliga indirectamente a que la copropiedad tenga un ambiente laboral seguro, por lo que portar un SG-SST adecuado no es opcional. La responsabilidad civil y administrativa recae sobre el conjunto, el administrador y el Consejo de Administración en casos de incumplimiento o accidentes, haciendo que la informalidad no sea un asunto menor.
Consecuencias graves que la ausencia de formalización laboral trae a la copropiedad
Esto implica que la copropiedad se expone a demandas laborales por parte de empleados no formalizados, con posibilidades de multas por parte del Ministerio de Trabajo y sanciones económicas que impactan directamente el presupuesto de administración. Igualmente, está en riesgo la estabilidad en la prestación de servicios y la tranquilidad de los copropietarios, pues las quejas y problemas legales se reflejan en la convivencia diaria.
Por otro lado, la informalidad afecta la calidad del trabajo porque genera condiciones laborales precarias y desconoce los protocolos básicos de seguridad y salud en el trabajo, exponiendo a los empleados a accidentes. La administración y el Consejo pueden enfrentar responsabilidades legales personales y hasta penales en casos extremos, algo que se observa reiteradamente cuando no se gestionan correctamente estos aspectos.
Errores frecuentes que profundizan problemas laborales en el conjunto
El primer error es asumir que la copropiedad solo debe actuar como cliente y no como empleador. Un segundo error es pagar salarios «en negro» o sin soporte legal, creyendo que así se evitan costos, cuando se incurre en delitos laborales y fiscales. Otro fallo común es no diligenciar contratos escritos, no afiliarlos a seguridad social o no gestionar incapacidades y licencias, lo que incrementa el riesgo jurídico.
Además, no contar con un reglamento interno claro respecto a horarios, funciones y mecanismos de supervisión contribuye a la confusión y malos entendidos. Estos errores no se resuelven con improvisación y generan impactos que van más allá del control presupuestal: afectan la reputación y la gobernabilidad del conjunto.
Recomendaciones para gestionar correctamente las obligaciones laborales y prevenir riesgos
No basta con cumplir solo con el pago del salario; es imprescindible formalizar todas las relaciones laborales con contratos claros, afiliación a salud, pensión, riesgos laborales y ARL conforme a la norma. La implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) adaptado a las condiciones del edificio o conjunto es una herramienta clave para prevenir accidentes y cumplir con la Ley 1562 de 2012.
La administración debe establecer procedimientos internos para la contratación, supervisión y evaluación del personal, garantizando la trazabilidad documental y la transparencia ante la Asamblea. El Consejo de Administración tiene el deber de velar por que estos procesos sean rigurosos y con enfoque en prevención, pues delegar irresponsablemente esta función no exime de responsabilidad.
Capacitar a quienes tienen bajo su cargo la administración y gestión de empleados y asesorarse con expertos en administración de propiedad horizontal son pasos necesarios. Esto implica entender que la inversión en formalización protege el patrimonio común y evita riesgos innecesarios, fortaleciendo la confianza de los copropietarios en la gestión y la cohesión comunitaria.
Implementar canales claros para la resolución de conflictos laborales y mantener una comunicación fluida con los trabajadores contribuye a un ambiente laboral saludable, clave para la operación eficiente del conjunto. La responsabilidad no es exclusiva de un solo actor sino fruto de un manejo conjunto y comprometido.
Al actuar con conciencia y profesionalismo en el manejo de las obligaciones laborales, se transforma una fuente frecuente de problemas en una ventaja competitiva para la copropiedad, garantizando sostenibilidad, seguridad y buena convivencia.
Solicita una asesoría en administración experta en Propiedad Horizontal.
Escríbeme por WhatsApp: +57 315 383 0053
También puedes utilizar el botón de WhatsApp disponible en el sitio web.